Wat is informatiemanagement? 

Vaak wordt dit verward met ICT management. ICT betekent letterlijk Informatie & Communicatie Technologie, de harde kant van de informatievoorziening. Dat betreft dus technologische zaken als printers, netwerken, telecom, laptops, software, interfaces en het beheer daarvan. Maar de zachte kant van de informatievoorziening, de gebruikersorganisatie, voelt zich vaak onvoldoende begrepen.

Het vak Informatiemanagement richt zich juist op die gebruikerskant van de informatievoorziening. Door de taal te spreken van de verschillende eindgebruikers en managers binnen uiteenlopende functionele gebieden (de vraagzijde) kan KWAN de daadwerkelijke behoeften blootleggen en vertalen richting ICT (de aanbodzijde).

Dat voorkomt veel frustratie en wanhoop vice versa. Want ook omgekeerd, bij de oplevering van nieuwe tools of middelen door ICT, begrijpen gebruikers vaak onvoldoende welke randvoorwaarden ICT daaraan stelt. Zo werken de vraagzijde en aanbodzijde langs elkaar heen. De gevolgen: onbetrouwbare informatie, risico’s van uitval, desinvesteringen door mislukte projecten:

KWAN brengt daarin verandering omdat het de taal van zowel de gebruikersorganisatie als ICT spreekt. Door veel ervaring, snelle analyse en volharding zet KWAN aan tot de juiste veranderingsacties. Typische aandachtspunten van KWAN informatiemanagement als antwoord op bovenstaande illustratie:

• wensen specificatie: gebruikers hebben wensen rondom de informatievoorziening. Als het hen al lukt deze te benoemen, worden ze vaak verkeerd geïnterpreteerd door degenen die de oplevering ervan moet realiseren. KWAN helpt gebruikers bij het benoemen en juist definiëren van functionele wensen en bewaakt de samenhang met ander informatievraagstukken;
• uitrolbegeleiding: nieuw tools of maatwerk, geleverd door ICT of een softwareleverancier, moeten ingebed worden in de organisatie. Dat betekent dat processen, instructies en trainingen moeten worden opgezet, en dat men zich aan regels moe gaan houden om de middelen te gaan gebruiken zoals ze bedoeld waren. KWAN ondersteunt bij het projectmatig aanpakken van een uitrol;
• testen: aanpassingen moeten eerst functioneel goed getest worden voordat ze in bedrijf genomen worden. KWAN coördineert het testen en helpt gebruikers bij het opstellen van een testscenario;
• beheer bedrijfsinformatie: gegevens dienen up to date, geschoond en ontdubbeld te zijn. Dit begint bij het beleggen van de verantwoordelijkheid voor de verschillende gegevensverzamelingen en voor het afspreken van regels rondom de registratie. KWAN helpt zoeken naar de gegevensbron en helpt met het opzetten van het registratieproces en de controles daarop om de gegevensbron zuiver en accuraat te houden, zodat anderen daar betrouwbare informatie uit kunnen putten.